Wenn für eine Firma eine Wirtschaftsprüfung ansteht muss einiges an Papierkram zusammen getragen werden. Je nach Größe des Unternehmens kann die Menge der Dokumente relativ klein bis richtig groß ausfallen. Wenn eine Prüfung bevorsteht kann das schon mal Stundenlange Arbeit bedeuten, was das zusammen suchen betrifft, selbst verständlich kann man dann in genau der Zeit nicht der eigentlichen Arbeit nachgehen und man verliert im schlimmsten Fall auch noch Geld. Selbstverständlich sind wichtige Papiere in Ordnern und im Schrank deponiert, aber da kann es schon mal vorkommen das mansche Papier nach einigen Jahren nicht mehr richtig lesbar sind, oder sie aus irgendwelchen Gründen auf einmal nicht mehr aufzufinden sind. Das kommt natürlich bei der Prüfung am Ende gar nicht so gut bei den Ämtern an, und es kann zu einer Nachzahlung kommen.
Zum Glück gibt es super Alternativen zu der Klassischen Archivierungsart wie oben schon genannt. Um alle Dokumente sauber abzulegen bietet sich die Elektronische Archivierung an. Bei der Elektronischen Archivierung werden die Dokumente wie der Name schon sagt über eine Software Elektronisch Archiviert.
Was ist eine Elektronische Archivierung?
Die Elektronische Archivierung bietet gegenüber der Normalen Archivierung in Ordnern und Schränken so einige super Vorteile. Man kann direkt und ohne langes Gesuche, gezielt auf die Dokumente zugreifen die man benötigt. Zudem können gleichzeitig zwei oder auch mehr Mitarbeiter zu selben Zeit dasselbe Dokument einsehen, ohne es vorher zu Kopieren. Durch die Elektronische Archivierung können die Arbeiter effektiver ihrer Arbeit nachgehen, was auch zu 100% dem Arbeitgeber gefällt. Dienste für Elektronische Archivierungen gibt es einige, so zum Beispiel: http://www.ser.de/produkte-loesungen/elektronische-archivierung.html.
Zwar ist die Umstellung von der Realen zur Elektronischen Archivierung anfangs mit etwas Arbeit verbunden, auf Grund das man diese erst einmal einscannen sowie speichern muss. Dafür Lohnt sich die Elektronische Archivierung danach umso mehr, auch über viele Jahre gesehen. Da sie zu jederzeit und von überall einsehbar sind. Auch bei Unfällen wie zum Beispiel einem Brand werden die Dokumente nicht vernichtet, was bei einer Ablage in Papierform nicht der Fall sein kann. Und wenn alle Papiere schnell abrufbar sind, freut das nicht nur die Arbeiter sondern auch die Ämter bei einer Prüfung.
Bild Quelle: Adeon.ch